Profiteren van elkaars ervaring

NT Interview DC Zwolle (pdf)

Interview van het Nederlands Tandartsenblad bij Dental Clinics Zwolle, 8 juni 2012

“We geloven in openheid”, zegt men bij Dental Clinics. Of het nu gaat om het maken van protocollen of praktijkhygiëne, men neemt zelf initiatieven en treedt ermee naar buiten. NMT-voorzitter Rob Barnasconi ging donderdag 19 april op bezoek bij Dental Clinics Zwolle. Het NT was erbij.

Dental Clinics is met 13 vestigingen verspreid over het land een van de grotere ketens in Nederland. De eerste twee vestigingen gingen in 2008 van start. Er werken inmiddels rond de 340 mensen. De vestigingen werken allemaal volgens hetzelfde tandheelkundige en bedrijfseconomische concept, dat nog steeds verder wordt ontwikkeld. Er wordt samengewerkt rond zaken die voor iedere praktijk van belang zijn, zoals kwaliteitsmanagement, innovatie, automatisering, protocollen, de website, folders en werving. De centrale overhead wordt doorberekend aan de vestigingen. Iedere Dental Clinics-praktijk wordt geleid door een tandarts die als tandarts-directeur eindverantwoordelijk is voor de betreffende praktijk.

Bij Dental Clinics kunnen ondernemende tandartsen participeren als aandeelhouder. Een van de eigenaren en aandeelhouders is Bart Vinke. Hij trad samen met zijn maten Dick Weelink, Wouter Kuiper en Bram den Dunnen uit Zwolle in 2009 toe tot Dental Clinics. Ze hadden al langere tijd samen een groepspraktijk op drie locaties in Zwolle. Werken op verschillende locaties werd als lasting ervaren en er waren geen groeimogelijkheden meer. Daarom besloten de tandartsen onder de vlag van Dental Clinics te gaan werken. Vervolgens is van de provincie Overijssel een groot wit vrijstaand herenhuis aan de Stationsweg in Zwolle aangekocht. Hier werken nu 64 mensen, waaronder negentien tandartsen en een orthodontist.

Geen bijzaken

“Waarom zijn jullie in een keten gestapt, terwijl jullie bewezen hadden als groepspraktijk prima zelfstandig te kunnen functioneren?”, wil Barnasconi weten. De vier maten lichten dat toe en vullen elkaar aan. “We groeiden uit ons jasje met drie panden en moesten iets anders”, zegt Vinke. “Er komt dan veel op je af. Bij Dental Clinics wordt heel veel backoffice voor je praktijk geregeld. De selectie van personeel gebeurt bijvoorbeeld centraal. Daar zijn twee recruiters ongeveer fulltime mee bezig voor alle vestigingen. Wie zelf wel eens personeel heeft aangenomen, weet hoe lastig het kan zijn om een goede selectie te maken.” “We zijn nu van veel rompslomp af en kunnen ons primair met de tandheelkunde bezighouden”, Aldus Den Dunnen. Kuiper vindt het prettig dat hij zich niet meer bezig hoeft te houden met bijzaken zoals het ontwikkelen van een praktijkfolder. “Dat neemt me veel werk uit handen. In het eindstadium krijg ik de proef wel te zien en kan ik nog commentaar leveren. Ook kan ik optimaal gebruikmaken van alles wat in Dental Clinics-verband is ontwikkeld. Het sterilisatieproces bijvoorbeeld.” Weelink is eveneens blij geen administratieve zorgen meer te hebben. “We hebben met alle vestigingen veel know how en kunnen gezamenlijk werken aan kwaliteitsverbetering. Dat is een dynamisch gebeuren. Niet iedereen hoeft zelf het wiel uit te vinden.”

Slagboom

Het vier jaar geleden aangekochte pand aan de Stationsweg in Zwolle was destijds totaal uitgewoond. Er waren nog slechts enkele authentieke details. Het souterrain lag vol puin. Voor een tandartspraktijk geen gemakkelijk pand, maar wel met een uitstekende ligging in het centrum: op een steenworp van het NS-station. Het twee verdiepingen tellende pand moest helemaal gerenoveerd en geschikt gemaakt worden voor negentien behandelkamers en een laboratorium in het souterrain. Dat het pand gunstig gelegen is, hadden bezoekers die de Zwolse binnenstad met de auto bezoeken vrij snel in de gaten. Via een slagboom die bij aanrijden automatisch opengaat kregen ze gemakkelijk toegang tot het parkeerterrein van de praktijk.

Om het terrein weer te kunnen verlaten krijgen patiënten tegenwoordig een uitrijmunt mee. Dat maakt het uitrijden voor illegale parkeerders wat lastiger, blijkt ook uit het feit dat de slagboom al driemaal op brute wijze is vernield. In overleg met de politie hangt er nu een camera; de eerste foutparkeerder, een keurige heer in pak, is al gesnapt. Met de tandtechniek in eigen huis kan gemakkelijker overlegd en bijgesteld worden. In het laboratorium werken nu vijf mensen. Het laboratorium werkt ook voor andere Dental Clinics-praktijken; die hebben daarnaast ook zelf de mogelijkheid voor kleine reparaties. Met het experiment vrije prijsvorming is het gemakkelijker geworden om het laboratorium naar wens uit te breiden.

Is zo’n – groeiende – groepspraktijk geen bedreiging voor de andere tandartsen in Zwolle, waar een groot aantal tandartsen is gevestigd, vraagt Barnasconi. Volgens Vinke is dit geen problem omdat een aantal tandartsen tegen zijn pensioen aan zit. Er is voor bestaande praktijken nog steeds groei mogelijk. Veel nieuwe patiënten in de omgeving konden lastig een tandarts vinden; ook waren er vaak behoorlijke wachttijden. Dat leidde onder meer tot overbelasting en stress in de weekenddiensten. De Kring van Zwolse tandartsen stond dus positief tegenover uitbreiding, zo zegt men. Eventueel kan Dental Clinics in Zwolle ook het patiëntenbestand van praktijken die stoppen overnemen.

De praktijk is flexibel en helpt iedereen. Als grote praktijk draaien ze 10-12 weken weekenddienst per jaar. “Zo kunnen we iedereen helpen die belt.” De tandartsen van Dental Clinics zijn goed geïntegreerd in het Zwolse. Zo deelt Kuiper samen met een tandarts uit een andere praktijk de weekenddiensten in, is Den Dunnen secretaris van de kring Zwolle en is Weelink betrokken bij de opzet en ontwikkeling van een telefonisch meldpunt volgens het triagemodel voor de diensten.

Protocollen

Barnasconi wil graag weten wat kenmerkend is voor de manier van werken in de praktijk. Zoals bij zoveel praktijken staat de patiënt centraal. De praktijk afficheert zich met ‘tandheelkunde voor het hele gezin’. Kenmerkend voor Dental Clinics is dat er strikt volgens protocollen wordt gewerkt en dat waar die ontbreken ze ontwikkeld worden. Door de ruime mate van samenwerking en taakdelegatie wordt het werken met protocollen erg belangrijk geacht. Protocollen worden zorgvuldig vastgelegd en geïmplementeerd. Alle personeelsleden worden daarin getraind. Het hele team heeft bijvoorbeeld in Seefeld een meerdaagse cursus over de DPSI-score gevolgd. Assistenten wijzen de tandartsen erop als die bepaalde onderdelen dreigen te vergeten.

Barnasconi vraagt met welke protocollen vooral wordt gewerkt? De kernprotocollen betreffen planning, periodieke controle en patiëntendossier, en infectiepreventie. Periodieke mondonderzoeken worden door alle tandartsen bijvoorbeeld op dezelfde manier gedaan. Voor het patiëntendossier geldt de NMT-richtlijn. “Als er al iets goeds ligt, maken we daar dankbaar gebruik van”, zegt Vinke. Verder wordt natuurlijk de WIP-richtlijn gevolgd. “We besteden ongelooflijk veel aandacht aan hygiëne en sterilisatie.”

Recent is de infectiepreventie binnen Dental Clinics Zwolle geïnventariseerd via een externe audit. Deze is uitgevoerd door Tensen & Nolte Infectiepreventie: een bureau met ruime ervaring bij ziekenhuizen. Er waren enkele aanbevelingen voor verbeterpunten. Deze zijn direct overgenomen. Van eenheden uit aangebroken verpakkingen etsen en sealants was bijvoorbeeld niet meer zichtbaar wat de expiratiedatum was. Die eenheden worden nu apart van stickers voorzien. “Met zoiets wachten we niet op het rapport, dat voeren we direct in.”

Of alle Dental Clinics-praktijken dat dan overnemen, wil Barnasconi weten. Dat blijkt inderdaad het geval te zijn. Over en weer worden tussen praktijken veel ervaringen uitgewisseld onder het motto ‘Wat je vaak doet, doe je vaak beter’. Kuiper heeft veel ervaring met CEREC. Alle mogelijke cursussen op dit gebied heeft hij gevolgd. De andere praktijken in de keten profiteren van zijn kennis en ervaring. In Maastricht zit weer een zeer ervaren en kundige tandarts met veel ervaring in de prothetiek die de andere praktijken op dat gebied adviseert. Tandartsen, mondhygiënisten en assistenten worden regelmatig en gestructureerd gecoacht en getraind. Dental Clinics maakt er zeer serieus werk van om kwaliteit zichtbaar en beter te maken.

Iedere tandarts moet lid zijn van het KRT, iedere mondhygiënist van de KRM. Weelink wil van Barnasconi weten waarom niet iedere tandarts zich voor het KRT moet inschrijven. De NMT-voorzitter is van mening dat de motivatie bij vrijwilligheid groter is en uiteindelijk meer oplevert. Volgens hem zijn tandartsen prima in staat daarin eigen verantwoordelijkheid te nemen. Het grootste gedeelte van de praktiserende tandartsen heeft zich inmiddels in het KRT ingeschreven. Een kwaliteitsjaarverslag maakt Dental Clinics ook al langer. Het verslag over 2011 is uitgebracht onder de naam Complete mondzorg, integrale kwaliteit. Vinke wil graag wijzen op het project in Vietnam waar tandartsen van Dental Clinics vrijwillig een week per jaar kunnen werken. Dental Clinics zet nu een intern visitatiesysteem op. Als dat handen en voeten heeft gekregen, wil men collega’s via het NT daar graag verder over informeren.

Pijlen

Op beide verdiepingen is er een aparte sterilisatieruimte. Er is veel aandacht voor om de routes voor schoon en vuil zo perfect mogelijk te laten zijn. Rode en groene pijlen wijzen daarin de weg. Daarmee heeft de praktijk zich gekandideerd voor de IGZ-prijs Zorg Veilig. Vinke: “We zijn actief, verschuilen ons niet, maar zoeken de inspectie zelf op.” De praktijk in Zwolle heeft tachtig sets hand- en hoekstukken, voor iedere patiënt is er een nieuwe set beschikbaar. Zo’n investering kan een grote praktijk gemakkelijker doen dan een kleinere. De hele dag door draaien er twee sterilisatieapparaten. Vinke: “We moeten natuurlijk wel een financieel gezond bedrijf blijven. Maar als groot bedrijf kunnen wij bijvoorbeeld voordeliger inkopen. Alle onze leveranciers verplichten we volgens de WIP-richtlijn te leveren.”

Zo’n grote praktijk biedt veel mogelijkheden om jonge tandartsen ervaring op te laten doen. Om die gemakkelijker wegwijs te maken heeft Dental Clinics bijvoorbeeld een plastic kaart met een ‘Checklist Tandartsenpraktijk’ beschikbaar. Den Dunnen: “Als pas afgestudeerd tandarts denk je dat je alles kunt, maar daar zit toch echt een leercurve in. We proberen jonge tandartsen te leren om sneller en beter te worden en ook onder druk van hun agenda toch goed te presteren.” Hij vindt het erg jammer als jonge tandartsen na een paar jaar ervaring weer vertrekken. Een nadeel is dat ze eigen werk dan niet meer terugzien. “Je eigen werk beoordelen en je fouten ontdekken is toch de beste leerschool.”

Coaching en intensieve begeleiding kosten veel tijd. De praktijk is bereid om daar samen met bijvoorbeeld een universiteit een model voor uit te werken. Men zou graag willen werken volgens het accountantsmodel: langzaam in het werk groeien, meer verantwoordelijkheid krijgen en meer gaan verdienen. Als je dat aankaart ben je nu kansloos in de concurrentie, zo wordt geconstateerd. De ervaring leert dat de grote meerderheid van de jonge tandartsen zeker openstaat voor begeleiding, maar ook voor het geld gaat.

Vreemde vraag

Barnasconi vraagt of Dental Clinics nu andere tarieven is gaan rekenen. Vinke vindt dat eigenlijk een beetje vreemde vraag. “De zorg blijft toch hetzelfde?” Waar men wel tegenaan loopt is dat collega’s een kroon of brug vijftig euro goedkoper leveren. “Dat is met het nieuwe systeem toch niet veranderd? Je legt uit waarom je het zo doet en wat de bijbehorende kosten zijn”, is Barnasconi’s reactie. Op een enkele uitzondering na zijn de tandartsen die hun praktijk aan Dental Clinics hebben overgedaan of er werken tevreden, aldus Vinke.

De tandartsen willen tot slot van Barnasconi graag weten hoe lang hij nog voorzitter wil blijven. Die gaat op voor zijn derde termijn van drie jaar. Hij geeft aan dat het nu gevoelsmatig misschien een logisch moment zou zijn om te stoppen, maar hij heeft inmiddels een belangrijk netwerk opgebouwd en wil het experiment met vrije tarieven op een goede manier proberen af te ronden. Daarnaast bestaat de NMT in 2014 honderd jaar. Misschien dat het verstandig is om daarna te gaan, want negen jaar lijkt wel wat veel. Bij het afscheid nemen spreken Weelink en Barnasconi af om eens een keer gezamenlijk te gaan drummen op een of ander tandheelkundig feest.

Auteur: Reinier van de Vrie